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Tipp 20Corporate Design mit MS-WordJeder neue Brief in MS-Word stellt auch neue Herausforderungen?Gibt es eine Vorlage, die bereits Festtexte zum Absender, firmenrechtliche Angaben und Markierungen oder Sprungstellen für Ihre variablen Eingaben enthält?Suchen Sie nach einem früheren Dokument, dessen Layout und Inhalt ungefähr passen und "basteln" darin herum? Oder starten Sie von Anfang an im leeren Dokument? Warum nicht so ...?Per Mausklick teilen Sie Ihrem Word mit, welche Dokumentart Sie schreiben wollen:Brief Fax Internes Dokument Lieferschein Datenblatt Technische Beschreibung ... Word kennt Sie als Benutzer und trägt in dem neuen Dokument sofort oder nach Bestätigung alle Ihre persönlichen Absenderdaten ein: Ihren Namen als Ansprechpartner, Ihre Telefon- und Fax-Durchwahl, E-Mail-Adresse. Dann stellt Ihnen Word noch einige Fragen - je nach Dokumentart:
Das Ergebnis ist das fertige Grundgerüst des Schreibens, das exakt den Vorgaben Ihres Corporate Designs entspricht. Beim Verfassen des eigentlichen Inhaltes gibt es auch keine Probleme mehr: Für alle Elemente, die Sie in einem Schreiben benötigen könnten, egal ob Tabelle, Aufzählung, Gliederung, Verzeichnisse oder Grafiken sind Formatvorlagen oder Textbausteine vorhanden, die Sie komfortabel einsetzen. Deckblatt und Folgeseiten werden automatisch formatiert, so wie es der Inhalt erfordert. Alle Seitenumbrüche sind korrekt, zusammen gehörige Elemente bleiben zusammen. Auch wenn Sie von dieser Art der zeitsparenden Dokumenterstellung bis heute nur träumen: Word macht sie möglich! Word ProgrammierungBereits in den ganz frühen Versionen von Word für Windows war eine leistungsfähige Programmiersprache enthalten. Jeder Anwender hat mit seiner Lizenz dafür bezahlt und kann sie einsetzen. Seit Office 97 handelt es sich dabei um Visual Basic for Applications (VBA), eine Programmierumgebung, deren Einsatzmöglichkeiten keine Benutzerträume mehr unerfüllt lassen müssten.Die Anwendungen, die Sie mit VBA erstellen können, gehen auch über Word hinaus. So können Sie automatisch - und für den Benutzer unsichtbar - im Hintergrund Excel öffnen, um eingegebene Zahlen in ein Diagramm zu verwandeln, das dann in das Word-Dokument eingefügt wird. Statt der üblichen Einzeldokumentverwaltung lässt sich ein richtiger Korrespondenz-Arbeitsplatz programmieren. Dabei können Sie auch das Aussehen von Word komplett verändern. Entfernen Sie zum Beispiel Befehle und Schaltflächen, die Sie nie brauchen und ersetzen Sie diese durch eigene. Wie funktioniert das in Word?Alle Dokumentvorlagen können Makros enthalten. Makros sind VBA-Projekte. Damit ein Projekt immer zur Verfügung steht, muss es in einer aktiven Vorlage gespeichert sein. Eine immer aktive Vorlage ist z. B. die Normal.dot. Weitere Vorlagen können bei jedem Start von Word automatisch aktiviert werden.Der Benutzer startet das Projekt zum Beispiel mit einer eigenen Schaltfläche in der Symbolleiste Standard der aktiven Vorlage. Bei einem programmierten Korrespondenzarbeitsplatz zeigt ein Dialog die für den Benutzer zur Verfügung stehenden Dokumentarten an. Dabei handelt es sich wiederum um Vorlagen. Sie enthalten alle typischen und standardisierten Elemente des Dokumentes, wie:
Flexibel lassen sich kleine Lösungen für wenige Mitarbeiter an einem Standort bis hin zu umfangreichen vernetzten Anwendungen an verteilten Arbeitsplätzen realisieren. So erreichen auch Konzerne mit Tochterfirmen, Niederlassungen, Organisationseinheiten und Fachabteilungen, dass immer ihr vereinbartes Corporate Design und der einheitliche Standard beim Schriftverkehr gewahrt bleiben. Unabhängig davon, wie ausgeprägt der individuelle Kenntnisstand der Mitarbeiter in der Textverarbeitung ist. © Karin Schmitt zurück zur Tipp-Übersicht Website zu MS-Office: www.karin-schmitt.de |
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