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Impressum & Kontakt:

Karin Schmitt
Kirchenweg 23 a
D-82399 Raisting in der Ammersee-Region

Tel. +49 8807 206945
Fax +49 8807 214767
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  Web www.the-write-stuff.de   

Aus den Word-Korrespondenz-Lösungen", www.karin-schmitt.de, Utting a. Ammersee
Tipp 22

Effizienzsteigerung bei der internen Unternehmenskommunikation

Nicht nur die externe Kommunikation, sondern auch der interne Informationsfluss ist wichtig. Im Unternehmen sind Projektbesprechungen nach wie vor unerlässlich. Damit diese zielführend sind, werden häufig Vereinbarungen zur Besprechungsorganisation getroffen.

Einige organisatorische Aspekte lassen sich bereits bei der schriftlichen Einladung und dem nachfolgenden Besprechungsprotokoll umsetzen, so dass nichts vergessen wird.

Beim Einsatz der Textverarbeitung MS-Word werden für Besprechungsdokumente sinnvolle Dokumentvorlagen eingerichtet, die organisatorische Festlegungen berücksichtigen:
  • Einladung und Protokoll zur Besprechung folgen dem Corporate Design, zudem ist die Dokumentart "Einladung" oder "Protokoll" auf den ersten Blick erkennbar.

  • Ort, Raum, Datum, Beginn und Ende der Besprechung sind übersichtlich in immer derselben Weise angeordnet.

  • Moderator und Protokollführer werden genannt.

  • Es wird unterschieden zwischen (aktiven) Teilnehmern und Personen, die in Kenntnis gesetzt werden.

  • Die Einladung und das Protokoll enthalten klare Angaben zu Thema und Ziel. Das Protokoll gibt Aufschluss über den Grad der Ziellerreichung.

  • Das Protokoll informiert, welche Teilnehmer (auch teilweise) anwesend waren.

  • Vereinbarte Aktionen werden mit Verantwortlichem und Termin festgehalten.
Im Protokolltext ist die Zusammenfassung des Ergebnisses gleich zu Beginn sinnvoll. Dann folgen die vereinbarten Einzelaktionen jeweils mit Angabe des Verantwortlichen und des Termins.

Sie finden eine Beschreibung der Vorgehensweise zur Einrichtung der Vorlagen in Word einschließlich Screenshots in einem Word-Rezept von Karin Schmitt.

-> Zu den Korrespondenz-Lösungen

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