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Von Karin Schmitt, www.karin-schmitt.de, Utting a. Ammersee Tipp 23, Folge 1 vom 09.02.2002: DIN 5008:2001-11: Überblick und Neuerungen Auswirkungen auf den Geschäftsbrief Bezugszeichenzeile oder Informationsblock? (Die Fortsetzung der DIN-Tipps finden Sie unter www.word-korrespondenzmanager.de.) Überblick und NeuerungenEnde 2001 wurde die Norm DIN 5008, die festlegt, wie zu schreiben und vorgegebene Inhalte darzustellen sind, aktuellen Anforderungen angepasst und löst damit die Ausgabe 1996-05 ab.Die wichtigsten Änderungen berücksichtigen nun die zunehmende Internationalisierung und neue Kommunikationsmöglichkeiten:
Auswirkungen auf den GeschäftsbriefDie Ausgabe DIN 5008-11 geht insbesondere auf den Geschäftsbrief ohne Aufdruck ein und berücksichtigt damit heutige Anforderungen an Flexibilität und Rationalisierung im Schriftverkehr.Warum Geschäftsbogen ohne Aufdruck?Immer mehr Unternehmen setzen heute statt vorgedruckten Geschäftsbögen nur weiße Blätter ein oder Geschäftsbögen, die mit Ausnahme des Logos leer sind. Alle Absender- und unternehmensrechtliche Angaben werden - zusammen mit dem eigentlichen Brieftext - von der Textverarbeitung eingefügt. Die Gründe leuchten ein:
Bezugszeichenzeile, Bezugszeichen- und Kommunikationszeile oder Informationsblock?Die vorliegende Ausgabe DIN 5008 berücksichtigt noch die Bezugszeichenzeile. Wir sind der Meinung, dass die Bezugszeichenzeile im modernen Geschäftsbrief abgelöst werden sollte.Trotzdem wollen wir nicht auf die Informationen verzichten. Denn bei einem empfängergerechten Schreiben gehört schlicht dazu, dass der Ansprechpartner mit allen Kommunikationsmöglichkeiten auf den ersten Blick deutlich wird. Auch die Angaben zu "Ihr Zeichen, Nachricht" und "Unser Zeichen" sind of organisatorische Helfer Absender und Empfänger. Dieser Service für den Leser des Briefes spart Ihnen vor allem viele umständliche Formulierungen im eigentlichen Brieftext, die den Stil häufig schwerfällig und bürokratisch machen. Was sieht die Bezugszeichenzeile vor?In der Bezugszeichenzeile sind unter den jeweiligen Leitwörtern "Ihr Zeichen, Ihre Nachricht", "Unser Zeichen, unsere Nachricht", "Telefon, Name" und "Datum" die entsprechenden Eintragungen zu machen.Wenn außer der Telefon-Durchwahl der zuständige Mitarbeiter, unter dessen Namen der Brief geschrieben wird, auch eine Fax-Durchwahl, eine Handynummer und/oder eine E-Mail-Adresse hat, reicht die Bezugszeichenzeile nicht aus. Für zusätzlich benötigte Kommunikationsangaben kann die Bezugszeichenzeile durch eine Kommunikationszeile ergänzt werden. Diese Kommunikationszeile ist rechts neben das Empfängeranschriftfeld zu setzen und kann zwei Eintragungen umfassen. Der erste Eintrag erfolgt horizontal in der selben Höhe wie "Telefon, Name", der zweite steht in der Mitte zwischen "Telefon, Name" und "Datum". Die vertikale Anordnung der Leitwörter in der Kommunikationszeile soll so erfolgen, dass die zugehörigen Inhalte schreibenzeilengerecht in Höhe der letzten Zeile des Anschriftfeldes geschrieben werden. Bezugszeichenzeile mit Kommunikationszeile werden sich wohl nicht bewähren. Das hat optische und praktische Gründe: Horizontal und vertikal ist die Ausrichtung der Leitwörter und Ausfülltexte schwierig, die Gestaltung wirkt unruhig, statt der vorgesehenen zwei zusätzlichen Kommunikationsangaben könnten drei benötigt werden. Der InformationsblockDie optisch und praktisch überzeugendste Lösung ist ein Informationsblock, der parallel neben dem Empfängeradressfeld angeordnet alle individuell benötigten Angaben enthält:Ihr Zeichen Ihre Nachricht Unser Zeichen Unsere Nachricht Name (des Ansprechpartners) Telefondurchwahl Telefaxdurchwahl (bei Bedarf) Mobil Datum. Beispiel für ein Brieflayout mit Informationsblock (Bild) Nächste Folge der Tippserie: Neue Zahlenformate. zurück zur Tipp-Übersicht |
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