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Corporate Design

Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Wie lässt sich die gleichmäßige Qualität und des einheitlichen Layout bei der Kommunikation sicherstellen?

Im Frühsommer 2002 beauftragte die TU Dresden eine Corporate Design-Studie, die von Paul Consultants, Dresden, durchgeführt wurde und deren Ergebnisse seit November 2002 vorliegen. Ermittelt wurde die Bedeutung, die dem Corporate Design in den Augen der Beschäftigten zukommt, sein Bekanntheitsgrad und die Akzeptanz. Die Studie warf auch Diskussionen auf: Wie sinnvoll ist ein Corporate Design? Immerhin: Von 831 Befragten signalisierten 76 % ihre Bereitschaft, das Corporate Design aktiv unterstützen zu wollen.

Ein Diskussionsbeitrag lautet:
    "Wer da meint, ein CD wäre verschwendetes Geld, sollte sich mal bewusst machen, wieviel Energie und Zeit und auch Geld für die Entwürfe zu jeweils individuellen Gestaltungen gebraucht wird. Ein CD kann auch eine Erleichterung sein."
Bei Unternehmen und Institutionen kommt hinzu, dass die Kommunikation auch gesetzliche Regelungen erfüllen muss. Die Gestaltung eines Briefbogens oder einer Website soll also nicht nur den optischen Ansprüchen Rechnung tragen, sondern muss auch Pflichtangaben und deren Anordnung und Lesbarkeit einschließen. Nicht zuletzt trägt die Beachtung wichtiger DIN Schreib - und Gestaltungsregeln zur Empfängerorientierung / Leserfreundlichkeit bei.

Wahrung des CD durch die Mitarbeiter

Hier einige Ergebnisse der Studie bei der TU Dresden in Zahlen:

  • Werte nach außen zu transportieren empfinden 35 % als sehr wichtig und 34 % als wichtig.
  • Die hohe Bedeutung des Corporate Designs bestätigten 44 % voll und 35 % teilweise.

  • 73 % der Befragten räumten dem einheitlichen Corporate Design eine wichtige Rolle im Marketing ein.
  • Auf die Frage, ob das Corporate Design der TU bekannt sei, antworteten allerdings 40 % mit "Nein".

  • Aktuell verwendet (eingehalten) werden die CD-Vorgaben lediglich von 34 %.
Akzeptanz

Die Dresdner Studie hat zweifelsfrei ergeben, dass die große Mehrzahl der Mitarbieter bereit ist, aktiv dazu beizutragen, dass im Corporate Design kommuniziert wird. Nur gibt es Hindernisse. Die erfolgreiche Umsetzung ruht auf zwei Säulen:

1. Usability / Technik
2. Information

Technisch muss die Lösung für die Mitarbeiter einfach und angenehm benutzbar sein. Optischer Anspruch, Komfort, gutes Layout und der Wegfall von langweiligen Routinearbeiten führen zur Akzeptanz. Auch ungeübte Anwender kommen schnell zum Erfolg.

Auf die Information, das hat die Studie bei der TU Dresden deutlich gemacht, kann nicht verzichtet werden, denn bei PC-Anwendungen für Textverarbeitung und Präsentation sind "Eigenkreationen" nie auszuschließen. Im Extremfall - wenn die Information ihr Ziel verfehlt - kann der Anwender ganz auf die zentral zur Verfügung gestellte Lösung verzichten und eigene Vorlagen einsetzen. Daher muss den Anwendern ihre eigene Verantwortung als Mitarbeiter bewusst sein und sie müssen die Bedeutung des Corporate Designs kennen.

Ein bewährtes Instrument zur Akzeptanzsteigerung ist ein Styleguide: ein Leitfaden zur schriftlichen Kommunikation mit Beschreibung von CD-Elementen, der aber auch einleuchtende Begründungen liefert.

Word-Dokumente

Für die Textverarbeitung im Corporate Design des Unternehmens oder der Institution bietet Word an, Dokumentvorlagen einzusetzen. Diese enthalten bereits alle Elemente des vereinbarten Corporate Designs, Logo, Signets, rechtliche und Kommunikationsangaben, Format- und Schrifteinstellungen, und alle weiteren Vorgaben, die für Deckblätter und Folgeseiten immer Gültigkeit haben sollen.
Zwang zum CD?
Technisch besteht bei diesen Vorlagen sogar die Möglichkeit, sie vor versehentlicher oder beabsichtigter Änderung zu schützen. Der Dokumentschutz kann mit Passwort erfolgen. Doch neben der erwünschten Wirkung, dass ein Anwender zum Beispiel firmenrechtliche Angaben im Fußbereich oder das Logo und die offizielle Firmierung im Briefkopf nicht manipulieren kann, bringt der Dokumentschutz auch andere Einschränkungen mit sich, zum Beispiel beim Seriendruck oder im Grafikbereich. Bei geübten Anwendern führt das schnell zu Akzeptanzproblemen. Statt zentral zur Verfügung gestellte Vorlagen einzusetzen, könnten sie wieder auf Eigenkreationen zurückgreifen.

Eine per Passwort geschützte Dokumentvorlage für Word ist also nur sinnvoll, wenn Funktionen wie Seriendruck, Grafik und die Verwaltung von Formatvorlagen, Autotexten etc. gar nicht verwendet, oder diese per individueller Programmierung gezielt freigegeben werden.

Der bessere und auf jeden Fall weniger aufwändige Weg ist eine gute, optisch ansprechende und komfortabel zu nutzende Lösung für den Schriftverkehr und umfassende Information. Dann wird die Mehrzahl der Mitarbeiter gerne aktiv die vereinbarten Corporate Design Richtlinien wahren.

Powerpoint-Präsentationen

Für Präsentationen bietet Powerpoint die Möglichkeit, alle Corporate Design-Elemente in Entwurfsvorlagen zu speichern. Diese bilden dann wie in Word die Basis für jede neu zu erstellende Präsentation. Die Design-Richtlinien werden bei Verwendung der Entwurfsvorlagen automatisch eingehalten. Die Möglichkeit, eine Präsentation vor beabsichtigter oder unbeabsichtigter Veränderung zu schützen, ist bei Powerpoint nicht vorgesehen. Also gilt auch hier: Eine gute, einfach zu nutzende Vorlage schaffen und informieren.

Karin Schmitt, Januar 2003

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