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Impressum & Kontakt:

Karin Schmitt
Kirchenweg 23 a
D-82399 Raisting in der Ammersee-Region

Tel. +49 8807 206945
Fax +49 8807 214767

Machen Sie da Urlaub, wo ich arbeite:

Urlaub in Bayern am Ammersee. Ferien in der Ammersee-Region

Elektronische Rechnung

Achtung Vorsteuer-Falle!

Schikane oder Unverständnis seitens der Finanzbehörden?

Haben Sie (als Unternehmer oder Selbstständiger) schon einmal eine elektronische Rechnung erhalten und bezahlt? Achtung: Sie laufen Gefahr, unberechtigten Vorsteuerabzug vorzunehmen oder bereits vorgenommen zu haben!

Vorteile der neuen Medien nutzen? Klar - aber in Deutschland bitte nicht zur Arbeitserleichterung und Kostenersparnis!

Deutschland und Bayern setzen auf die neuen Medien. Bunt und interaktiv geht es zu: Schauen Sie mal rein bei www.bayern.de und www.deutschland.de!

Doch da, wo die neuen Medien wirksame Erleichterung für uns Unternehmer bringen würden, nämlich bei der Verwaltung, hat man gleich wieder teure bürokratische Hürden aufgebaut.

Wenn Sie die moderne EDV und das Internet nutzen, um standortunabhängig und kostengünstig Kunden und Aufträge zu verwalten, heißt es bei Rechnungen aufzupassen. Rechnungen, die wohl zu 90 % mit elektronischer Hilfe entstehen, dürfen nur mit teuren Mitteln (zusätzliche Hardware, Software, Lizenzgebühren, laufende Kosten) auch elektronisch an den Kunden übermittelt werden.

Rechnung elektronisch oder herkömmlich: Wo sehen die Finanzbehörden den entscheidenden Unterschied?

Herkömmlicher, genehmigter Weg der Rechnung:
Elektronisch erstellte Rechnung wird vom Lieferanten ausgedruckt, ununterschrieben gefaltet und in einen Umschlag gesteckt, Briefmarke drauf - weg damit.

Nicht zulässiger Weg der Rechnung:
Elektronisch erstellte Rechnung wird vom Lieferanten Kosten und Zeit sparend elektronisch an den Kunden weitergegeben und dort ausgedruckt.

Äußerlich sehen beide Rechnungen gleich aus - mal abgesehen davon, dass die Rechnung, die in einem DIN lang Kuvert mit der Post kommt, zwei Kniffe zeigt... Muss aber nicht sein - schließlich kann ich ja eine ungefaltete Rechnung auch einem Prospekt oder einem neuen Angebot beiliegen...

Also: Wer sieht es der Rechnung an, ob sie den herkömmlichen und genehmigten oder den unzulässigen Weg genommen hat?

Egal, Sie als Rechnungsempfänger sind bei Bezahlung einer elektronischen Rechnung ohne qualifizierte elektronische Signatur NICHT vorsteuerabzugsberechtigt! Wenn Sie dennoch eine solche Rechnung erhalten: Korrektes Vorgehen hieße, sich selbst und Ihrem Lieferanten das Leben wieder etwas schwerer machen:

Mitteilung an den Lieferanten, dass Sie diese Rechnung leider nicht akzeptieren können.
Warten auf neue Rechnung.
Hoffentlich dann schnell bezahlen.

Die Vorschriften bei elektronischen Rechnungen

Viele umsatzsteuerpflichtige Unternehmer kennen sie gar nicht oder ignorieren die geltenden Vorschriften (hier zitiert aus dem Schreiben von Dr. Kraus, Ltd. Ministerialrat im Bayerischen Staatsministerium der Finanzen, datiert vom 24.8.2004):

"Rechnungen können … auch auf elektronischem Weg übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 Satz 2 UstG). Jedoch sind bei dieser Übermittlungsform die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten.

Dies kann entweder

mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UstG) oder

im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 UstG),

erfolgen.

Elektronisch erteilte Rechnungen ohne eine dieser Sicherungen werden in Deutschland nicht als Rechnung anerkannt, die den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen."

Und weiter:

"Der Gesetzgeber sah sich aber wegen der Risiken einer großzügigeren Regelung nicht im Stande, auf diese Anforderungen zu verzichten. Es muss sichergestellt werden, dass diese Form der Rechnungen nicht missbrauchsanfälliger ist als herkömmliche Papierrechnungen…"

So "… bleibt keine andere Möglichkeit, als elektronische Rechnungen im gerforderten Standard oder eben auf Papier zu erteilen."

Papierrechnung - ein weniger "missbrauchsanfälliges" Dokument?

Ich frage mich:

Wie "fälschungssicher" ist die herkömmliche Papierrechnung?

Wer sieht den Unterschied zwischen Original, Scan und Fotokopie – wenn z. B. ein All-in-One Gerät mit Lasertechnologie (wohl mittlerweile weit verbreitet) eingesetzt wird?
(Kennt das Finanzministerium Tipp-Ex? Wurde im Ministerium schon einmal ein Text eingescannt und geändert und wieder neu ausgedruckt? Das ist heute kinderleicht, bei dem im Bayerischen Staatsministerium verwendeten Schwarz-Weiß Layout z.B. bräuchte man nicht einmal einen Farbdrucker...)
Wer sieht den Unterschied zwischen einer Post- und Fax-Rechnung? (Auch Fax-Rechnungen ohne Absenderkennung berechtigen nur unter strengen Auflagen zum Vorsteuerabzug…)

Konsequenz: Sind auch neue Vorschriften für die "herkömmliche" Rechnung zu erwarten?

Wie wäre denn die Unversehrtheit der "normalen Rechnung" sicherzustellen? Wenn das Finanzministerium einmal darüber nachdenkt, erwarten uns vielleicht auch hier neue Vorschriften? Vielleicht diese:

Der Postbote bringt das Dokument, es muss in seinem Beisein geöffnet werden und ist von ihm mit Siegel, Unterschrift und Datum zur Beglaubigung der Echt- und Unversehrtheit zu versehen.

Falls der Postbote keinen Beamtenstatus (mehr) hat, geht man mit Briefumschlägen, die den Inhalt "Rechnung" vermuten lassen, einfach zum nächsten Postamt für die Beglaubigung.

Gibt keines mehr im Ort? Dumm - die Postagentur hilft da wohl nicht weiter…

Naja, dann bleibt ja noch ein Ausweg: Am Besten bringen wir gleich die ungeöffnete Post mit der unausgefüllten Umsatzsteuererklärung direkt zum Finanzamt. Beim zuständigen Sachbearbeiter-Beamten wird derBeweis für die Unversehrtheit angetreten. Er kann sein Formular dann gleich selbst ausfüllen. Falls ein Gläubiger in der Zwischenzeit in die Pleite gehen sollte, Pech gehabt...

Keine Angst...

Wahrlich ein Phantasie-Bürokratie-Horror-Szenario. Aber ich vermute: Vorerst reichen dem Prüfer noch zwei Kniffe in der Rechnung als Beweis dafür, dass diese ordnungsgemäß auf Papier als "gelbe" Post eintraf…

(Bitte verstehen Sie dies jetzt aber nicht als Tipp, elektronisch eingetroffene Rechnungen so zu falten, dass sie aussehen, wie frisch aus dem DIN lang Fensterkuvert gezogen ;-))

Was einem dazu noch einfallen könnte: Früher gehörte bei der Prüfung der Buchhaltung auch der Abgleich mit der Bank dazu. Ist das heute anders? Welchen Missbrauch stellen sich die Finanzbehörden vor? Das wäre mir zu mühsam: Den Konto-Auszug einer gefälschten Eingangsrechnung anzupassen. Da bleibe ich lieber doch ehrlich.

Karin Schmitt, August 2004

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